Outsourcing HR - Twój zewnętrzny dział kadr i płac.
Rekrutacja, kadry, płace, BHP, medycyna pracy i legalizacja cudzoziemców jako jeden serwis. Twoja firma pozostaje pracodawcą - my prowadzimy procesy. Niższe koszty niż własny zespół HR, brak ryzyka kadrowego, jedna faktura miesięcznie.
Czym jest outsourcing HR.
Outsourcing HR to model, w którym zewnętrzny dostawca (Paperclip) przejmuje wybrane lub wszystkie procesy działu kadr i płac Twojej firmy. Kluczowa różnica w stosunku do leasingu pracowniczego: w outsourcingu HR pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przez Twoją firmę. To Ty jesteś pracodawcą - my jesteśmy Twoim outsourcowanym zespołem HR.
Najczęstszy zakres usług to: rekrutacja (od briefu do oferty pracy), kadry (umowy, świadectwa, urlopy, ewidencja czasu pracy), płace (naliczenia, listy płac, przelewy, deklaracje ZUS/US), BHP (szkolenia wstępne i okresowe, oceny ryzyka), medycyna pracy (skierowania i koordynacja), legalizacja cudzoziemców (oświadczenia, zezwolenia, karty pobytu). Możesz wybrać pełen pakiet albo tylko wybrane moduły - typowo firmy zostawiają sobie strategię i kulturę, a outsourcują operacje.
Outsourcing HR ma sens głównie dla firm 10-200 pracowników, gdzie własny zespół HR byłby kosztowny w utrzymaniu (1-2 etaty + oprogramowanie + szkolenia + zastępstwa), a samodzielne prowadzenie kadr przez właściciela / księgową generuje błędy i ryzyko (kary PIP, korekty ZUS, spory z pracownikami).
Cztery sytuacje, w których outsourcing HR daje wymierny zysk.
- 01
Rośniesz, ale za wcześnie na własny dział HR
Masz 15-50 pracowników. Księgowa już nie wyrabia z kadrami, ale pełen etat HR-owca to przesada. Outsourcing daje dostęp do całego zespołu (kadrowiec, płacownik, BHP-owiec, prawnik pracy) za część kosztu jednego etatu.
- 02
Tracisz zbyt dużo czasu na "papierki"
Właściciel / dyrektor zamiast zarządzać firmą podpisuje świadectwa pracy i odpowiada na maile od ZUS. Outsourcing zdejmuje to z Ciebie - dostajesz raz w miesiącu skondensowany raport zamiast 100 maili.
- 03
Boisz się błędów i kontroli PIP/ZUS
Polskie prawo pracy zmienia się 4-5 razy w roku. Pomyłka w wyliczeniu odprawy, błędne PIT-11, opóźniona deklaracja ZUS - to wszystko grozi karą. Outsourcer pilnuje zmian prawa i bierze na siebie odpowiedzialność (ubezpieczenie OC zawodowe).
- 04
Zatrudniasz cudzoziemców bez wsparcia legalizacji
Pracownicy z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii czy Filipin to skomplikowana ścieżka legalizacji - oświadczenia, zezwolenia, karty pobytu, kontrole SG i PIP. Bez specjalisty łatwo o błąd kosztujący 5-15 tys. zł kary za pracownika.
Dwa podejścia - pełen pakiet lub moduły.
Pełny outsourcing HR
Przejmujemy całość: rekrutacja, kadry, płace, ZUS/PIT, BHP, medycyna pracy, legalizacja cudzoziemców, audyt zgodności z PIP, zarządzanie urlopami, świadectwa, raportowanie do GUS. Twoja firma dostaje jednego account managera i jeden raport miesięczny.
- Account manager dedykowany Twojej firmie
- Wszystkie procesy HR w jednej rękach
- Ubezpieczenie OC zawodowe w cenie
- Stała stawka miesięczna per pracownik
Outsourcing modułowy
Wybierasz konkretne procesy - np. tylko płace + ZUS, albo tylko legalizacja cudzoziemców, albo tylko rekrutacja. Reszta zostaje u Ciebie. Idealne, gdy masz już własną kadrową, ale potrzebujesz wsparcia w wąskim obszarze (np. nagle weszło 30 pracowników z Ukrainy).
- Wybierasz tylko potrzebne moduły
- Płacisz tylko za to, czego używasz
- Łatwe rozszerzenie zakresu w przyszłości
- Bez wymogu długoterminowej umowy
Co konkretnie zyskujesz wybierając outsourcing HR.
Porównanie kosztów i zakresu odpowiedzialności. Liczby orientacyjne dla firmy 30-osobowej, lokalizacja: większe miasto wojewódzkie, 2026.
„Mieliśmy 1,5 etatu w HR + zewnętrzną księgową. Po przejściu na outsourcing płacimy mniej, mamy szerszy zakres usług (BHP, prawnik pracy, legalizacja) i zero stresu kontroli ZUS. Polecam każdej firmie poniżej 100 osób."
Cztery kroki przejęcia - 2-4 tygodnie.
- 01
Audyt wstępny
Spotkanie 60-90 min: oglądamy aktualny stan kadr, listy płac, ewidencje, umowy, regulaminy. Wypisujemy zaległości i ryzyka. Przygotowujemy szczegółową ofertę z zakresem i ceną.
- 02
Umowa + pełnomocnictwo
Podpisujesz umowę o świadczenie usług kadrowo-płacowych + pełnomocnictwo do reprezentowania w ZUS, US, PIP. Standardowo 1 strona umowy + załączniki RODO i SLA.
- 03
Przejęcie procesów
Przejmujemy dostępy do systemów (Płatnik, e-ZUS, e-Deklaracje, ePUAP, Twój system kadrowy). Migrujemy dane do naszej infrastruktury. Robimy pierwszą zamkniętą listę płac wspólnie z Tobą dla pewności.
- 04
Rytm comiesięczny
Stały rytm: do 5 dnia miesiąca - listy płac, do 15 - ZUS, do 20 - PIT. Twój account manager jest na telefon w godzinach 8-18. Co miesiąc raport zawierający wszystkie procesy + alerty / rekomendacje.
Co wyróżnia nasz outsourcing HR.
Łączymy outsourcing z rekrutacją i leasingiem
Inni outsourcerzy umieją tylko prowadzić kadry. My - jako agencja pracy - możemy też dostarczyć Ci pracowników. Jeden dostawca dla całego HR (rekrutacja + obsługa).
Specjalizacja w cudzoziemcach
Mamy własny zespół legalizacyjny (8 osób, polski/ukraiński/angielski). Pracownicy z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Filipin, Indii - prowadzimy każdy etap legalizacji bez zlecania na zewnątrz.
Account manager z dedykowanym zespołem
Jeden account manager dla Twojej firmy + dedykowany kadrowiec, płacownik, BHP-owiec za nim. Nie wpadasz na "ogólną infolinię" - dzwonisz do imienia i nazwiska osoby, która zna Twoją firmę.
Realne SLA z karami umownymi
Listy płac do 5 dnia, deklaracje na czas, odpowiedzi na maile w 8h. Wszystko zapisane w SLA z karami umownymi. Inni outsourcerzy SLA mają tylko na papierze - my płacimy konkretnie za błędy.
Miasta, w których obsługujemy firmy.
Sprawdź lokalnych account managerów Paperclip w Twojej lokalizacji. Obsługujemy zdalnie i hybrydowo - zależnie od potrzeb.
Najczęstsze pytania o outsourcing HR i kadrowo-płacowy.
30 minut, które zaoszczędzą Ci miesiące rekrutacji.
Bezpłatna konsultacja. Bez zobowiązań. Wyjdziesz ze spotkania z konkretnym planem działania, nawet jeśli nie zdecydujesz się na współpracę.